НОВАЦИИ КОНСАЛТ. Услуги психолога, тренинг личностного роста, психологический тренинг "Избавление от лишнего веса Навсегда", материальное стимулирование, психология управления, командообразование, клуб любителей камня "Музыка Земли", минералогические семинары и экскурсии, HR-программы, бизнес тренинги.

Перед каждым из нас стоят определенные цели. Какие ресурсы находятся в распоряжении каждого человека? Финансы, другие сотрудники, - это, как правило, ресурсы компании. А в числе своих собственных находятся два самых ценных – Ваши способности, навыки, знания, и ваше время.

Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распорядиться, не сможешь распорядиться ничем другим.

Б. Друккер.

Время – это единственный ресурс, которым вы можете распоряжаться самостоятельно, даже в рабочее время, для того, чтобы достичь поставленных целей. «Это неправда, -скажете вы, - ведь кто-то постоянно стареется распорядиться моим временем, отвлекает меня от запланированных дел». И тем не менее, это время – единственное, что у вас есть.

Когда уходит ваше время, уходит ваша жизнь. Гарри Алдер

Данная статья опубликована в журнале "Мир квартир"за 16-21 июля 2007г. 

С любым заданием можно поступить одним из трех способов:

1) не делать его

2) делегировать

3) сделать его самому

Каждый день возникают какие-то, на первый взгляд, необходимые дела, которые на поверку оказываются не такими уж важными и которые можно не делать. Как правило, осознаем мы это, когда уже поздно и на ненужное дело уже потрачено драгоценное время.  Кому не знакомы сожаления об утраченном времени? Это поглотители Вашего времени, и с ними нужно бороться.

Например, коллега, который не успевает сделать свою работу, просит вас передать за него документы, сделать звонок, или  прочесть и откорректировать его отчет. У вас есть свои задачи, но вам сложно сказать кому-то «нет». Знакомая ситуация? Значит, один из поглотителей вашего времени – это ваше неумение сказать нет. При этом возникает внутренний протест, но вслух высказать это тяжело, «а вдруг он (она) обидится», «а как я буду выглядеть, отказав в помощи коллеге?». Я уверяю вас, ничего дурного в этом случае не случится. У К. Рудерстама описан «тренинг уверенности», в котором есть блок «неуверенные, уверенные и агрессивные ответы». Часто мы боимся обидеть другого человека, потому что внутренне воспринимаем любой отказ как агрессию. На самом деле отказ может быть красивым, уверенным и вежливым.

Агрессивный ответ может звучать так: «Не надо нагружать меня своими обязанностями. Ты прекрасно можешь сделать это сам». Неуверенный ответ может звучать оправдательно: «извини, у меня и так много работы, и если я буду это делать вместо тебя, то я не успею сделать свою работу, может, как-нибудь в другой раз». Вот как выглядит один из вариантов уверенного ответа: «Я ценю твое доверие ко мне, наверно, это действительно важный отчет, раз ты просишь меня его прочесть. По целому ряду причин я не могу его проверить, но мне хочется, чтобы ты знал, что я ценю, что ты обратился ко мне». Если такого рода отказ кажется Вам слишком вежливым, можете применить другой вариант 1) сначала признаете важность дела, о котором просят, 2) затем говорите нет, и объясняете почему, 3) второй раз повторяете «нет». Например: «Наверное, то, о чем ты просишь, действительно важно. К сожалению, я не смогу тебе помочь потому что я сейчас очень занят написанием предложения для клиента, а потом мне нужно будет подготовиться к встрече. Поэтому нет, я не могу этого сделать».

Считается, что люди запоминают первую и последнюю часть фразы. В таком случае человек услышит вас и  не будет повторять Вам свою просьбу, чтобы переубедить Вас.

 Конечно же, при этом важно, каким тоном вы произносите свое твердое «нет» - спокойным, уверенным, доброжелательным. И поддерживайте при этом визуальный контакт. После нескольких таких ответов вы почувствуете большую свободу и из безотказного, вечно загруженного сотрудника превратитесь в более свободного, и сможете найти время для своих, более важных дел.

Бывает, что начальник дает вам задание, а вы понимаете, что вы этого сделать не можете. Но вы вздыхаете, внутренне возмущаетесь, и… безропотно (или поворчав) беретесь за это задание. А потом, естественно, его не выполняете, и приходится мириться с обвинениями, упреками… Что делать? Скажите, не лучше ли в этом случае сказать сразу: «я этого не сделаю, потому что…» и четко аргументировать. Для этого, конечно, важно иметь достаточно мужества, твердости и уверенности, а также мудрости, чтобы в конце придти к оптимальному решению.

Бывает, что вы слишком заняты собственными делами, и чувствуете себя, как белка в колесе, вреде бы целый день заняты, к концу дня валитесь с ног, а результата, который вы себе наметили, или который требует с вас руководство, все нет и нет… Есть один простой рецепт: «Распознавай ситуации, в которых предписанные дела только отнимают время, но не приносят ощутимой пользы». Как отличить зерна от плевел? Спросите себя: «что будет, если я этого сейчас не сделаю?». И постарайтесь дать ответ. В ответе на этот вопрос и есть важная истина. Таким образом можно освободить от 15 до 30% своего времени и направить его на решение других, более важных задач и стать более эффективным.

Если вы осознаете, что дело действительно срочное, и должно быть сделано, но на его выполнение у вас катастрофически не хватает времени, есть два пути – сделать его самому, или делегировать. Перепоручить, т.е. делегировать работу – значит дать задание кому-то другому, кто успешно справится с ним. Если у вас есть возможность делегировать, - сделайте это. Это может быть ваш подчиненный или коллега, для которого выполнение такого задания будет интересным и даст ему возможность раскрыть свои способности. Путем делегирования вы сразу «убиваете двух зайцев»:  стимулируете рост сотрудников и увеличиваете свою эффективность, за один и тот же промежуток времени вы получаете больший результат, ваша эффективность возрастает. Но делегировать нужно грамотно, и к тому же это требует от вас внимания и дополнительного времени вначале. Время это нужно для того, чтобы правильно поставить задачу и замотивировать человека на ее выполнение, убедиться, что задачи поняли правильно, что у вас общее видение цели и что человек знает, как он это будет выполнять.  При этом важно помнить и о контроле.

Что делать, если нет подчиненных? Всегда есть сотрудники, которые с радостью выполнят задание, не интересное лично вам, - главное в этом – найти подход к человеку. Этот метод можно применять не только с подчиненными, - например,  вы знаете, что секретарь хочет стать менеджером по продажам. Ясно, что все просят ее о помощи, и все знают, как секретари относятся к дополнительным поручениям, особенно если поручения эти дает не их начальник. Но если вы будете поручать ей такие задания, которые приблизят ее к цели, а потом еще и анализировать с ней проделанную работу, оценивать ее участие, и так, чтобы это замечали другие, то посмотрите, с какой готовностью она будет помогать вам.

Поручения успешно можно практиковать и в семье, поручая часть дел младшим членам семьи, стимулируя рост их ответственности. Для того, чтобы добиться выполнения, нужно запастись терпением и мудростью. В случае излишнего давления у вас ничего не получится.

Третий способ – сделайте это сами. И чем быстрее вы будете справляться со своей работой, тем лучше. Планируйте работу 15-минутными интервалами. Например, если у вас есть дело, которое занимает 20 минут, то отведите на него 15. Чем меньшие временные интервалы вы используете, тем больше вы сможете сделать. Если же вы выделите 30-минутный отрезок, то будете выполнять 20-минутную работу 30 минут.

Что касается дел, требующих больших временных затрат, установите конечный срок исполнения и  разбивайте такие дела на части, и контролируйте промежуточные результаты.

Представьте себе, что перед вами стоит задача с четко обозначенным конечным сроком исполнения, который не может быть передвинут, и решение ее исключительно важно для вашей карьеры и работы. В этом случае вы будете думать только о достижении цели – и становитесь способными выполнить невероятное даже в самые сжатые сроки! И ключевой момент здесь – это ваша вера в то, что все получится. И происходит «чудо».

У каждого из вас есть такая модель эффективности, но только единицы могут сознательно, по своему желанию  входить в такое состояние личной эффективности. Но есть одна хорошая новость – такому управлению своими состояниями способен научиться каждый.

Подробнее об этом - на тренинге  Time Management - Личная продуктивность

Шадрина Людмила
Бизнес-тренер, психолог, M.A. NLP.

Ваш коментарий будет первым

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять коментарии.
Пожалуйста зарегистрируйтесь или войдите в ваш аккаунт.